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„Fangen Sie einfach an!“

Thomas Nöthen und Markus Müller von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft dhpg informierten in Zülpich über die GoBD – Unternehmer müssen bei der elektronischen Buchhaltung bestimmte Regeln befolgen – Kreishandwerkerschaft Rureifel Co-Veranstalter

Zülpich/Kreis Euskirchen – Bislang haben es sich viele Unternehmer einfach gemacht: Ihre kompletten Buchhaltungsunterlagen auf Papier haben sie an ihren Steuerberater übergeben nach dem Motto „Der wird die elektronische Buchhaltung schon richtigmachen.“ Kaum ein Unternehmen denkt dabei aber an die EDV im eigenen Haus, die von der Finanzverwaltung sogenannten Vor- und Nebensysteme.

Doch die Digitalisierung schreitet allerorts voran. Rechnungen, Lieferscheine, Belege und sonstige Unterlagen existieren oft nur noch in elektronischer Form, E-Mail-Verkehr wird nicht mehr nur über PC, sondern auch über Smartphones und Tablets abgewickelt. Daten werden nicht mehr nur auf der Festplatte oder auf CDs gespeichert, sondern auch in Clouds. Die Anforderungen haben sich in den vergangenen Jahren rasant verändert – und zwar für die Unternehmer, aber auch für die Finanzämter.

Rund 70 Unternehmer waren zur Informationsveranstaltung zum Thema GoBD in die Bürgerbegegnungsstätte Martinskirche in Zülpich gekommen. Foto: Thomas Schmitz/pp/Agentur ProfiPress

Das Bundesfinanzministerium hat dementsprechend reagiert und bereits 2015 die GoBD in Kraft gesetzt. Hinter der Abkürzung verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Was das bedeutet, haben Thomas Nöthen, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der dhpg in Euskirchen, sowie Markus Müller, Certified Information Systems Auditor bei der dhpg IT-Services GmbH, rund 70 Unternehmern aus dem Kreis Euskirchen mit einem etwa zweieinhalbstündigen Vortrag in der der Bürgerbegegnungsstätte Martinskirche in Zülpich erklärt. Veranstalter war neben der dhpg, die zu den 15 größten Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland gehört, die Kreishandwerkerschaft Rureifel, deren Geschäftsführer Uwe Günther die Besucher begrüßte.

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Thomas Nöthen von der dhpg in Euskirchen gab Einblicke, wie Unternehmer die GoBD einhalten, damit sie auch eine Betriebsprüfung durchs Finanzamt schadlos überstehen. Foto: Thomas Schmitz/pp/Agentur ProfiPress

Mit den GoBD gelten für Firmen, vom Ein-Mann-Betrieb bis zum DAX-Unternehmen, bestimmte Anforderungen. Unter anderem geht es darum, dass Geschäftsvorfälle nachprüfbar und nachvollziehbar sowie steuerrelevante elektronische Daten unveränderbar sein müssen. Eigentlich genau so, wie in der Zeit ohne IT-Einsatz. „Wenn Sie sich nicht an die Regeln halten, wird die Buchführung vielleicht verworfen. Dann droht möglicherweise eine Schätzung“, warnte Thomas Nöthen und empfiehlt eindrücklich: „Sie müssen und können etwas tun! Abwarten und gar nichts zu machen, ist falsch.“

Verfahrensdokumentation schon seit 2002 Pflicht

Der erste Schritt ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, für die der Betriebsinhaber selbst verantwortlich ist. Als Thomas Nöthen von den Besuchern wissen wollte, wer denn schon eine hat, blieben die Finger unten. Dabei ist eine solche eigentlich schon beim GoBD-Vorgänger, den 2002 in Kraft getretenen GDPdU, Pflicht gewesen.

Grundsätzlich werden in dieser Verfahrensdokumentation alle steuerrelevanten Prozesse im Unternehmen dokumentiert. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, muss der Prüfer anhand der Dokumentation nachvollziehen können, wie die Prozesse im Betrieb funktionieren, die steuerrelevante Daten erzeugen. Es geht also nicht mehr nur um die Überprüfung der Unterlagen und Daten, sondern auch der Vorsysteme: Wie wird beispielsweise eine Rechnung erstellt? Womit wird sie erstellt? Und dann geht es weiter: Wie wird die Rechnung verschickt? Wo gespeichert? Wer ist dafür zuständig?

Wenn es um technische Dinge ging, klärte Markus Müller, Geschäftsführer der dhpg IT-Services GmbH, die rund 70 Besucher auf. Foto: Thomas Schmitz/pp/Agentur ProfiPress

Wer jetzt glaubt, weil er komplett auf Elektronik verzichtet, aus dem Schneider zu sein, irrt gewaltig. „Selbst wenn Sie nur analog arbeiten, müssen Sie eine Dokumentation erstellen“, erklärt Markus Müller.

Die beiden Partner der dhpg, die ihren Hauptsitz in Bonn hat, wissen: Aller Anfang ist schwer, ganz besonders bei den Verfahrensdokumentationen. „Ich wette, 70 Prozent der Unternehmen haben noch nicht einmal damit angefangen“, schätzt Nöthen.

„Priorisieren Sie Ihre Prozesse“

Für Markus Müller, Geschäftsführer der dhpg IT-Services GmbH, ist der erste Schritt ähnlich einer Inventur. „Priorisieren Sie ihre Prozesse und fangen Sie mit den leichtesten an“, wird Thomas Nöthen konkreter. Zunächst sollte der Betrieb beschrieben werden. Was macht er? Wer macht es? Welche Software wird eingesetzt? Womit wird gearbeitet? Wie sichern Sie Ihre Daten? Wie schützen Sie Ihren Computer? Das alles ist natürlich nur auf das Thema Buchhaltung bezogen, lässt sich aber oft nicht von anderen Bereichen trennen.

„Lassen Sie Ihren besten Mitarbeiter die für ihn relevanten Prozesse erklären, dann wissen Sie auch, wie es tatsächlich gemacht wird“, empfiehlt Nöthen. Wer nicht gerne Text formuliert, kann sich auch mit einem Diagramm behelfen. Solange es verständlich ist, ist das ausreichend. Nöthen versucht den Unternehmern, die den Weg in die Bürgerbegegnungsstätte Martinskirche gefunden hatten, die Angst zu nehmen: „Es ist einfacher, als Sie denken. Der größte Fehler ist es, nicht zu beginnen.“

Uwe Günther, Geschäftsführer der mitveranstaltenden Kreishandwerkerschaft Rureifel, begrüßte die Besucher in der Bürgerbegegnungsstätte Martinskirche in Zülpich. Foto: Thomas Schmitz/pp/Agentur ProfiPress

Fallstricke gibt es noch genug. Einige Regeln erschienen den Besuchern unsinnig. So hat das Finanzministerium eine Regel aufgestellt, in der es darum ging, dass eine E-Mail nicht mehr als Original gilt, wenn sie weitergeleitet wurde. Auch müssen nicht nur E-Mail-Anhänge gesichert werden, sondern möglicherweise auch die komplette E-Mail. „Das ist schließlich wie beim normalen Brief das Anschreiben“, erklärt Müller.

Knifflig wird es, dass in die Verfahrensdokumentation auch die technischen Dokumentationen der Softwarehersteller aufgeführt werden müssten. Dabei handelt es sich keineswegs um die Betriebsanleitung, sondern um eine Beschreibung, wie das Programm von technischer Seite funktioniert. Da das aber die wenigstens Softwarehersteller preisgeben möchten, verweigern Sie die Herausgabe. „Wenn der Hersteller die Dokumentation nicht rausrücken will, dann führen Sie das in Ihrer Verfahrensdokumentation auf!“, rät Müller.

Natürlich ist eine einmal gefertigte Verfahrensdokumentation nicht in Stein gemeißelt. Wechselt ein Unternehmen die Software, muss die Dokumentation angepasst werden. „Sie bleiben permanent dran“, meinte Thomas Nöthen, mahnt aber erneut: „Sie müssen aber erst einmal anfangen!“

pp/Agentur ProfiPress

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